Pasākumi medijiem – sabiedrisko attiecību instruments, kas ļauj pietiekami efektīvi nodot informāciju ne tikai plašsaziņas līdzekļiem, bet arī blogeriem un influenceriem. Mūsdienās gan atklāts ir jautājums par formu. Ir dzirdētas žurnālistu vaimanas par kārtējo preses pasākumu, kas no dienas aizņem pāris stundu, uzdodot jautājumus, kāpēc tas mūsdienās nevarētu notikt arvien vairāk online vidē. 

 Veiksmīgu preses pasākumu rezultātā masu medijos vajadzētu rasties ziņu uzplūdumam, kā arī tie rada izpratni par projektu, pasākumu, kampaņu vai aktualitāti. Preses pasākumi ir instruments, kas ģenerē ziņas un palīdz jebkurai organizācijai veidot tēlu, reputāciju, atpazīstamību, gūt peļņu utt. Pasākums medijiem ir papildu iespēja uzlabot attiecības ar dažādu plašsaziņas līdzekļu pārstāvjiem, tas organizējams īpašos gadījumos, kad organizācijai ir, ko teikt, piemēram, paziņot par paplašināšanos un investīcijām kādas preču līnijas attīstībā, iepazīstināt ar kādu jaunu produktu vai pakalpojumu, informēt par jau sasniegtajiem rezultātiem vai varbūt rosināt sabiedrībā diskusiju un likt aizdomāties par konkrētu jautājumu. Pirms organizējat pasākumu medijiem, ir jābūt pārliecinātam, kāda formāta tas būs: mediju brokastis, preses konference, preses brīfings vai arī specializēti organizēts pasākums. Katram ir savs formāts, laiks, kurā to organizēt, atšķirīgs ir arī tehniskais nodrošinājums un ieguldītie resursi.

Nu un?

Kuru tas interesē?

Kāpēc būtu nepieciešams mediju pasākums?

Tā ir iespēja sniegt plašāku informāciju, skaidrot, diskutēt, atbildēt uz jautājumiem, ja salīdzina ar “sausu” paziņojumu medijiem. Preses pasākums ir interaktīvs – no paziņojuma sniegšanas līdz plašākām prezentācijām, no garlaicīgām runas personu prezentācijām līdz iedvesmas stāstiem un aktīvām diskusijām, no atbildēm uz  jautājumiem līdz produktu vai pakalpojumu testēšanai, no ļoti formāliem līdz neformāliem un izskaistinātiem pasākumiem, piemēram, atklājot kādu tirdzniecības centru vai prezentējot jaunāko telefona modeli. Ir iespēja izskaidrot daudz kodolīgāk projekta nozīmīgumu, attīstības gaitu, plānotos rezultātus, ietekmi uz tuvējo kopienu un sabiedrību kopumā u.tml. Ja, piemēram, ir bijusi negatīva publicitāte, preses pasākumā ir iespēja situāciju risināt (krīzes gadījumos gan iepriekš būtu jāsagatavojas. Jāizvēlas pareizās runas personas utt. Vairāk par runas personām - šeit.) Mērķtiecīgi būtu jāaicina svarīgākie mediji (lai to paveiktu, ir rūpīgi jāveido mediju saraksts, pētot katru mediju, to, kuri žurnālisti vai influenceri informē par organizācijai būtiskām tēmām). Ne visos gadījumos derēs visi mediji, katram projektam ir sava mērķauditorija, līdz ar to arī savs žurnālists, kurš informē par šo tēmu, un viedokļu līderi, kuri veido blogus vai komunicē par konkrētām tēmām savu sociālo mediju profilos.

Lieki netracini publiku

Kādos gadījumos rīkot mediju pasākumu?

Preses brīfingi 

Preses konferences

Specializētie pasākumi

Pievienojam paraugus:

Ar ko sākt organizēt preses pasākumu?

Lai kaut kas nenoietu greizi organizēšanas procesā un kāda pasākuma detaļa neizslīdētu no prāta, iesaka visu darīt soli pa solim jeb izveidot veicamo darbu un atbildību sarakstu, kas iekļauj arī termiņus, tad visām iesaistītajām pusēm būs skaidri spēles noteikumi un pienākumi. Līdzko ir izveidots šāds saraksts, ir jāuzraksta scenārijs, ar ko jāiepazīstina ne tikai organizatori, bet arī runas personas. Līdz ar scenāriju top tāme par tehniskajām izmaksām, ko iekļauj preses pasākuma organizēšana, t.sk., par telpu nomu, furšetu, pasākuma moderatoru, fotogrāfu u.c. 

Pirms sagatavošanās posma darbi:

Sagatavošanās darbi:

Veidojot preses relīzi:

Neļauj sevi iedzīt stūrī

Kā atbildēt uz sarežģītiem jautājumiem?

“Es vēlos pārliecināties, ka jūsu jautājumu sapratu pareizi.”

“Ja es pareizi sapratu jūsu jautājumu, jūs man vaicājat...”

“Tiem, kuri jautājumu nedzirdēja, es atkārtošu...”

“Ja nemaldos, jūs vēlaties uzzināt vairāk par...?”

Krīzei savs komunikācijas algoritms

Ja preses konference vai preses brīfings ir domāta kādai krīzes situācijai, tad preses paziņojumiem vienmēr jāpavēsta jaunais šādā kārtībā, un  tas attiecas arī uz preses konferencēm: incidenta raksturs/ veids, norises vieta, upuru un cietušo skaits (ne vārdi), cietušais reģions, ietekme uz vidi, informācija par darbībām, kas saistītas ar klientiem, citāts ar vadības pārstāvja nožēlu par incidentu un uzslavu tiem, kas iesaistīti seku likvidēšanā, informācija par turpmāku lietas izmeklēšanu un atgādinājumi ievērot drošību un piesardzību, ja tas ir attiecināms. 

Neesi kurpnieks bez kurpēm

Darbi īsi pirms preses pasākuma sākuma:

Preses pasākuma laikā:

Virtuālās konferences – normālais jaunais

Pēc preses konferences

Tātad, rūpīgi jāapsver, vai organizēt virtuālo vai klātienes mediju pasākumu, vajag sagatavoties, būt gatavam atbildēt arī uz neērtiem jautājumiem, padomāt par katru organizatorisko sīkumu un dibināt mediju attiecības saulainākai nākotnei. Raksts videoslaidos

Ja nepieciešams noorganizēt mediju pasākumu, raksti - kristine.tjarve@interact.lv 

JDP Integrated Communications piedāvā konsultācijas, stratēģijas, vadību, apmācību. Sazinies: kontakti

Seko tendencēm un aktualitātēm sociālajos medijos – JDP Integrated Communications, @jdpintegrated un @KristineTjarve 

Patiesā cieņā

Jolanta Derkevica-Pilskunga, PhD, un Kristīne Tjarve

30.07.2020