• • Preses relīze ir īsa (ne vairāk kā divas lapaspuses). Kopējais (ideālais) garums ir aptuveni 300 - 800 vārdu (par vārdu skaitu domas dalās)

  • Katrs teikums ir pārdomāts (garāka relīze pieļaujama izņēmuma gadījumos). Jāpiebilst, ka vēl nesenā pagātnē preses relīzes bija garākas. Šobrīd “laiks ir nauda”, tādēļ nav nepieciešams lieki tērēt žurnālistu dārgo laiku. Viena lapa vai puslapa – ideāls variants

  • Preses relīzē ietvertais ir kas interesants, jauns, nebijis, unikāls, saistošs, ievērības cienīgs. Vienmēr jāatbild uz jautājumu: "Nu un tad?"

  • Preses relīzes tiešais mērķis nav reklamēt produktu vai pakalpojumu

  • Ir zināma un analizēta ziņas sasniegšanas mērķauditorija

  • Ziņa ir pielāgota mērķauditorijai un konkrētam masu medijam

  • Ir izpētīti konkurenti un viņu aktivitātes

  • Ir saprotama konkurences priekšrocība un šis aspekts iekļauts relīzē

  • Izvairieties no paziņojumiem par tālu nākotni (vairāk koncentrējieties uz to, kas ir izdarīts vai arī plānots tuvākajā nākotnē)

• • Virsraksts ir interesi piesaistošs, aktīvs un atbild uz jautājumiem: "Kas? Ko dara?" Vienlaikus tas ir lietišķs un atstāj iespējamā raksta virsraksta izvēli žurnālista ziņā

  • Virsraksts raisa interesi

  • Virsraksts nav noslēpumains, nesaprotams (nevajadzētu aizrauties ar humoru)

  • Virsraksts nav garlaicīgs

  • Virsraksts ietver stāstījuma galveno ideju

  • Tas ir pielāgots attiecīgā plašsaziņas līdzekļa stilam

  • Tajā neraksta visus vārdus ar lielajiem burtiem

  • Nelieto izsaukuma zīmi

  • Virsraksts ir īss (aptuveni seši vārdi)

• • Preses relīzei ir datums

  • Ja relīzei ir vēlamais publicēšanas datums, izmantojiet embargo (norādi, kad ziņa var tikt publicēta), bet uzmanīgi, jo pasaulē ir daudz gadījumu, kad žurnālisti embargo ir pārkāpuši. Pievienotajā saitē vairāki piemēri (embargowatch/ ). Tātad bez vajadzības labāk nelietot

  • Preses relīze ir par pavisam nesenu vai gaidāmu notikumu

  • Tā ir nosūtīta piemērotā laikā

Pirmā rindkopa – ievads (es to parasti saucu par radioformāta ziņu)

• • Galvenie fakti ir ietverti pirmajā rindkopā

  • Ir izmantots ne vairāk kā 100 vārdu, lai izskaidrotu: "Kas? Ko dara? Kad? Kāpēc?  Kur?" (Dažreiz arī "Kā?")

  • Pirmā rindkopa ietver āķi

Apgrieztās piramīdas princips

• Preses relīze ir veidota, vadoties pēc apgrieztās piramīdas principa - no svarīgākā uz mazāk svarīgo 

• Katra nākamā sadaļa saglabā interesi

• Saturs piedāvā pievienoto vērtību

• Stāsts ir spēcīgs

• Ideja un tās interpretējums ir izstrādāts. Materiāls nav puspabeigts

• Ir izdalīts pamatteksts (iztirzājums).

• Relīzes beigās ir kopsavilkums 

• Preses relīzes kopējais saturs atbild uz šādiem jautājumiem: "Kas? Kur? Kad? Kāpēc? Kā? Ko dara?"

• • Preses relīzē ir ietverti citāti, un tie ir saskaņoti ar autoriem (piemēram, klienta viedoklis)

  • Citāti nav vispārīgi un piemērojami ikvienam uzņēmumam (tie ir unikāli un dabiski)

  • Relīzē ir iekļauti interesanti fakti, vērtīgi statistikas dati, tendences

  • Relīzes beigu daļā tiek skaidroti fakti par uzņēmumu (darbinieku skaits, galvenie produkti, tirgus daļa, galvenie klienti utt.), sniegta fona vai vēsturiska informācija, bet īsi

  • Izmantotie avoti ir uzticami un skaidri identificēti

  • Ja ir izmantoti pētījuma dati, tad tā interpretāciju būtu vēlams saskaņot ar pētījuma autoru

  • Veiciet savu pētījumu, iekļaujiet faktus relīzē

  • Fakti ir izglītojoši, precīzi un sniedz pievienoto vērtību

  • Arī citāti ir spilgti un dod pievienoto vērtību

  • Drīkst iekļaut vairākus citātus vai faktus

  • Jo “augstākas raudzes” ekspertus iekļausiet, jo lielāku rezonansi panāksiet

  • Nav lietotas atsauces uz citu mediju rakstīto

  • Relīzē nav apmelojumu

Kontaktpersonas

• • Ir ietvertas kontaktpersonas, kuras var sniegt plašāku informāciju (vārds, uzvārds, amats, tālrunis, e-pasts, mājaslapa)

Fotogrāfijas, video, skaņas faili

• • Ir pievienotas aktīvas fotogrāfijas, kurās attēlotais atbild uz jautājumu: "Ko dara?" Tātad nevis stāv pie Ziemassvētku eglītes, bet to pušķo. Veikala atklāšanā pārgriež lenti, paraksta līgumu utt.

  • Fotogrāfijas ilustrē stāstu

  • Fotogrāfijām nav tikai ilustratīva nozīme

  • Fotogrāfijas ir ar augstu izšķirtspēju, saglabātas JPEG formātā

  • Informējiet, ka pielikumā ir augstas izšķirtspējas fotogrāfijas

  • Fotogrāfijas ir pievienotas kā pielikumi (tās nav iekļautas relīzes teksta sadaļā)

  • Fotogrāfijas nav ņemtas no "stock"

  • Fotogrāfiju izmantošanā ir ievēroti normatīvie akti (autortiesības, datu regula, privātuma normas utt.)

  • Drīkst pievienot arī video vai skaņas failus (tie stāstu tikai paspilgtinās)

• • Valoda ir vienkārša, kodolīga un precīza

  • Relīzē nav stila un gramatikas kļūdu

  • Rakstītājam pašam ir skaidrs, par ko ir stāsts

  • Neizmantojiet “es” vai “jūs” formu, kas veido personīgu uzrunu ar lasītāju

  • Ir ievērota tagadnes forma

  • Jāizvairās no pārākās un vispārākās pakāpes (visskaistākais un brīnišķīgākais gada pasākums. Izņēmuma gadījumi ir tūrisma objekti, atsevišķi kultūras pasākumi, kino u.c.)

  • Jāizvairās no īpašības vārdiem "izcils, brīnišķīgs, kvalitatīvs, apbrīnojams, vienreizējs" utt.

  • Ir ievērota izvairīšanās no specifiskiem terminiem

  • Relīzē nav liekvārdības un tukšvārdības

Citi tehniskie jautājumi, noformēšana

• • Preses relīzi ir pārlasījuši vairāki cilvēki

  • Tā ir saskaņota ar atbildīgajām personām (tajā skaitā juristiem)

  • Iekļautie fakti ir pārbaudīti

  • Preses relīzei pievienotās saites ir aktīvas

  • Relīzē ir iekļauta informācija ar iespēju uzzināt vairāk vai redzēt sociālajos tīklos (mediji to, iespējams, nepublicēs, bet mēģināts nav zaudēts)

  • Uzlabojiet SEO (optimizējiet relīžu saturu ar meklētājprogrammām)

  • Lietojiet atslēgvārdus, pirms tam tos izpētot, salīdzinot ar konkurentiem

  • Sakārtojiet hipersaites (ideāli viena saite uz katriem 100 vārdiem. Tātad – nepārspīlēt)

  • Lietojiet saites uz savu mājaslapu

  • Pamattekstā nav iekļautas e-pasta adreses

  • Tekstā nav iekļautas tabulas, attēli, liekas atstarpes un citas nesaprotamas rakstu zīmes

  • Relīze ir noformēta BEZ ATKĀPĒM

  • Stāstījums ir sadalīts rindkopās

  • Rindkopās teikumu skaits nepārsniedz piecus

  • Ir ievērota atstarpe starp rindkopām (1,5)

  • Ir lietoti salasāmi burti un izmērs (parasti 12.fonta izmērs)

  • Skaitļi no viens līdz deviņi ir rakstīti ar vārdiem

  • Ir izmantota viena A4 lapas puse, nevis abas puses

  • Lielie burti ir iekļauti, ja to nosaka gramatikas noformējums (saīsinājumi teksta sākumā ir atšifrēti un norādīts, ko tas turpmāk tekstā nozīmē, bet labāk tomēr nelietot saīsinājumus)

  • Relīze nav Lieldienu ola, tāpēc nav lietots liels treknraksts, slīpraksts vai izkrāsoti burti

  • Relīzē (bez stingra pamatojuma) netiek lietotas izsaukuma zīmes

  • Relīze tiek noformēta uz uzņēmuma veidlapas

  • Lappusei ir iestatītas platas malas

  • Veidlapas rekvizītu zonā ir iekļauts uzņēmuma logo, adrese, tālrunis, mājaslapa, reģistrācijas numurs un zem visas šīs informācijas ir jāievieto apakšsvītra (izņēmums varētu būt, ja uzņēmumam ir cita formāta apstiprinātā veidlapa, bet tā būtiski nedrīkstētu atšķirties)

  • Ja relīze ir uz divām lapām, to norādiet, piemēram, 1 no 2 vai 2 no 2

  • Katrā nākamajā lappusē ir atkārtots preses relīzes nosaukums

  • Teikums vai rindkopa nav sadalīta uz divām lapas pusēm

  • Zīmola nosaukums netiek dalīts (CTRL + SHIFT + SPACE – veido nedalāmo atstarpi tekstā)

  • Ja relīze sniegta par juridiskiem, politiskiem u.c. nopietniem jautājumiem, lietojiet korektas atsauces uz likumiem, lietas numuriem, projekta numuriem, nosaukumiem utt.

  • Ir nodrošināta iespēja iegūt papildu informāciju (demonstrāciju, paraugus utt.)

  • Pieminot cilvēkus, ir rakstīts pilns vārds, uzvārds, amata nosaukums

  • Norādiet attiecinājumu – “paziņojums presei” vai aizstājiet to ar norādi konkrētam žurnālistam, redaktoram

Nosūtīšana

• • Relīze ir nosūtīta mērķa kontaktpersonām

  • Preses konferencēs ir pieejamas arī izdrukātas versijas

  • E-pasta pamattekstā ir iekopēta relīzē sniegtā informācija

  • Ja nosūtītajā relīzē ir pamanīta kļūda, sūtiet precizējumu

  • E-pastā tiek aizpildīta aile “subject”, kas ir uzrunājoša. Šajā ailē neraksta “preses relīze” vai “informācija medijiem” – tas žurnālistus kaitina

  • Lietojiet BCC iespēju

  • Kā pirmo e-pastu ievadiet savu, jo saņēmējs redz vēl vienu e-pastu arī tad, ja esat norādījis BCC

  • Jāpārbauda, vai mediju sarakstā ietvertās ziņas nav novecojušas

Publicēšana

• • Izvēlieties piemērotu taktiku, kā noskaidrot, vai relīze tiks publicēta (izmantojiet iepriekš nodibinātos labos kontaktus ar žurnālistiem, piedāvājiet papildu informāciju, esiet interesants)

  • Lieki nezvaniet, nekaitiniet žurnālistu

  • Ja relīze netiek publicēta, mēģiniet rakstīt citādāk, interesantāk

  • Ja publikācijā pamanīta kļūda, sūtiet precizējumu (iespējams, ka kādā no nākamajām publikācijām kļūdu var labot)

  • Ir izmantoti kvalitatīvi un uzticami izplatīšanas kanāli (mediju atlase)

  • Savā mājaslapā un sociālajos tīklos vārds vārdā nepublicējiet preses relīzes saturu (pielāgojiet stāstāmo konkrētam kanālam)! Izņēmums ir tad, ja mājaslapā ir atvēlēta atsevišķa sadaļa medijiem. Tiem arī varētu nepatikt, ja pilno saturu jau esat nopublicējis

  • Esiet sazvanāms, ja žurnālistam radīsies papildu jautājumi

Pēc publicēšanas

• • Veiciet mediju monitoringu

  • Turpiniet ziņas rezonansi savos sociālajos tīklos, mājaslapā u.c. “owned media” (to sauc par “sociālo saķeri”)

  • Izmantojiet preses relīzē lietotos atslēgvārdus un #

  • Koncentrējieties uz zīmola veidošanu un uzticamības radīšanu

  • Ja ir “ieslēgušās” krīzes komunikācijas cienīgas diskusijas, strādājiet ar komentāriem, reaģējiet, nemelojiet, atvainojieties, ja nepieciešams, sliktos komentārus nedzēsiet, nepieņemiet lēmumu nereaģēt, neslēpieties

Vairāk rakstos:

 Krīzes komunikācijas plānošana

 Pēckrīzes komunikācija

 Reputācija