Pasākumi medijiem – sabiedrisko attiecību instruments, kas ļauj pietiekami efektīvi nodot informāciju ne tikai plašsaziņas līdzekļiem, bet arī blogeriem un influenceriem. Mūsdienās gan atklāts ir jautājums par formu. Ir dzirdētas žurnālistu vaimanas par kārtējo preses pasākumu, kas aizņem no dienas pāris stundas, uzdodot jautājumus, kāpēc tas mūsdienās nevarētu notikt arvien vairāk online vidē.

Veiksmīgu preses pasākumu rezultātā masu medijos vajadzētu rasties ziņu uzplūdumam, kā arī tās rada izpratni par projektu, pasākumu, kampaņu vai aktualitāti. Preses pasākumi ir instruments, kas ģenerē ziņas un palīdz jebkurai organizācijai veidot tēlu, reputāciju, atpazīstamību, gūt peļņu utt. Pasākums medijiem ir papildu iespēja uzlabot attiecības ar dažādu plašsaziņas līdzekļu pārstāvjiem, kas organizējamas īpašos gadījumos, kad organizācijai ir ko teikt, piemēram, paziņot par paplašināšanos un investīcijām kādas produktu līnijas attīstībā, iepazīstināt ar kādu jaunu produktu vai pakalpojumu, informēt par jau sasniegtajiem rezultātiem, vai varbūt rosināt sabiedrībā diskusiju un likt aizdomāties par konkrētu jautājumu. Pirms organizēt pasākumu medijiem, ir jābūt pārliecinātam, kāda formāta pasākums tas būs – mediju brokastis, preses konference, preses brīfings vai arī specializēti organizēts pasākums. Katram pasākumam ir savs formāts, laiks, kurā to organizēt, atšķirīgs ir arī tehniskais nodrošinājums un ieguldītie resursi.

Nu un?

  • Preses jeb mediju pasākumi, tāpat kā jebkurš produkts, sākotnēji ir jāpadara pamanāmi un žurnālistiem un/ vai influenceriem saistoši. Tikai ir būtisks jautājums - kā to panākt? Vienmēr pēc lēmuma pieņemšanas par preses pasākumu un ielūguma relīzes uzrakstīšanas ir jāpavaicā – nu un? Vai tas interesēs vēl kādu citu vai tikai mūsu organizāciju?
  • Iemeslam ir jābūt svarīgam gan mediju pārstāvjiem, gan arī sabiedrībai saistošam. Mediju pasākuma izdales materiāliem ir jābūt aizraujošiem un kvalitatīviem. Tātad, arī preses relīze ir kvalitatīva. Vairāk par preses relīzes noformēšanas tehniku - šeit
  • Ja tiek organizēts klātienes mediju pasākums, drukāta preses relīze un papildu faktu materiāli ir ievietoti mapēs žurnālistiem, paralēli visiem atnākušajiem nosūtot arī elektronisko materiālu versiju. Par mediju pasākumu ir paziņots savlaicīgi, sistemātiski atgādinot (ja nepieciešams, bet nepārspīlējot, jo mediju pārstāvjiem nepatīk, kad viņiem zvana un prasa, vai saņēmāt manu e-pastu, vai varat apstiprināt, ka apmeklēsiet pasākumu utml.).

Kuru tas interesē?

Kāpēc būtu nepieciešams mediju pasākums?

Tā ir iespēja sniegt plašāku informāciju, skaidrot, diskutēt, atbildēt uz jautājumiem, ja salīdzina ar “sausu” paziņojumu medijiem. Preses pasākums ir interaktīvs – no paziņojumu sniegšanas līdz plašākām prezentācijām, no garlaicīgām runas personu prezentācijām līdz iedvesmas stāstiem un aktīvām diskusijām, no atbildēm uz jautājumiem līdz produktu vai pakalpojumu testēšanai, no ļoti formāliem līdz neformāliem un izskaistinātiem pasākumiem, piemēram, atklājot kādu tirdzniecības centru vai prezentējot jaunāko telefona modeli. Ir iespēja izskaidrot daudz kodolīgāk projekta nozīmīgumu, attīstības gaitu, plānotos rezultātus, ietekmi uz tuvējo kopienu un sabiedrību kopumā u.c. Ja, piemēram, ir bijusi negatīva publicitāte, preses pasākumā ir iespēja situāciju risināt (krīzes gadījumos gan iepriekš būtu jāsagatavojas. Jāizvēlas pareizās runas personas utt. Vairāk par runas personām - šeit. Mērķtiecīgi būtu jāaicina svarīgākie mediji (lai šo paveiktu, ir rūpīgi jāveido mediju saraksts, pētot katru mediju, kuri žurnālisti vai influenceri informē par organizācijai būtiskām tēmām). Ne visos gadījumos derēs visi mediji, katram projektam ir sava mērķauditorija, līdz ar to arī savs žurnālists, kurš informē par šo tēmu, un viedokļu līderi, kuri veido blogus vai komunicē par konkrētām tēmām savu sociālo mediju profilos.

Lieki netracini publiku

Kādos gadījumos rīkot mediju pasākumu?

  • Ikreiz, kad ir notikums, par ko informēt sabiedrību, atceroties, ka tam ir jābūt saistošam un ar rezonansi. Ja rodas šaubas, vai organizēt mediju pasākumu, būtu labi atbildēt uz pāris jautājumiem: kāds ir paredzētā pasākuma mērķis? Kāpēc organizējam pasākumu un ko cenšamies sasniegt? Vai šis mērķis saskan ar organizācijas biznesa un mārketinga mērķiem? Tad vēl būtiski noskaidrot, kādas varētu būt plānotā preses pasākuma izmaksas, vai nav lētāki veidi kā nodot ziņu un sasniegt mērķi. Vai pasākums radīs mediju interesi? Ja ir skaidras atbildes uz visiem minētajiem jautājumiem, tad vēl atliek noskaidrot, vai mirklī, kad plānots pasākums, nenotiek kāds cits nozīmīgāks pasākums (špikeris ir ziņu aģentūras LETA kalendārs, zvans draudzīgajiem medijiem, sekošana līdzi nozares ziņu plūsmai).
  • Reizēm, lai piesaistītu mediju uzmanību, ir jāpiesaista populārs cilvēks jeb slavenība, kā arī jābūt radošai idejai, kā uzaicināt uz pasākumu, kā radīt notikumu. Parasti tiek organizēti divu veidu preses pasākumi – vai nu informējošie, kas ir īsi un kompakti, notiek formālā vidē, vai arī mediju pasākums – notikums, kas notiek pēc īpaša scenārija un iedarbojas uz tās dalībniekiem emocionāli.

Preses brīfingi

  • Formālie pasākumi parasti ir preses brīfingi un preses konferences, kad organizācijas paziņo par būtiskiem jaunumiem, atbildot arī uz mediju jautājumiem un sniedzot intervijas.
  • Preses brīfingus parasti organizē valsts pārvaldes iestādes, lai informētu, piemēram, par jaunā budžeta iesniegšanu, par valsts augstāko amatpersonu tikšanos ar starptautiskajiem viesiem utml. Preses brīfings ir arī iespēja paziņot par negaidītiem notikumiem ātri un kodolīgi. Tā ir iespēja ātri reaģēt uz sekām un tās nevajadzētu rīkot pārāk bieži (iestāsies rutīna un mediju uzmanība mazināsies). Preses brīfingā būtu vēlams piedalīties pēc iespējas augstākstāvošai amatpersonai. Uz preses brīfingu var uzaicināt vien pāris stundas iepriekš, nesagatavojot īpašus papildu materiālus mediju pārstāvjiem.

Preses konferences

  • Preses konference ir ierastāka prakse ne tikai valsts pārvaldes, bet arī biznesa un nevalstiskajām organizācijām, lai informētu par jaunumiem, kas varētu būt svarīgi arī sabiedrībai kopumā. Preses konference paredz nopietnāku sagatavošanās posmu, kārtīgi izstrādātu scenāriju un materiālus medijiem, tādēļ sagatavošanās tai var ilgt no vienas – divām nedēļām līdz pat vairākiem mēnešiem. Protams, var būt arī izņēmuma situācijas, kad tās tiek noorganizētas vien pāris dienu laikā.

Specializētie pasākumi

  • Specializētie pasākumi ir ļoti atšķirīgi, tie var būt organizēti gan preses konferences formātā ar īpašu fotomomentu un mediju pārstāvju iesaisti, gan arī kā pasākumi, kas ir kā svētki un iedarbojas emocionāli, pastarpināti nododot informāciju mediju pārstāvjiem caur dažādiem pārsteiguma momentiem.

Pievienojam paraugus:

  • Bijušā Latvijas Valsts prezidenta R.Vējoņa un Igaunijas prezidentes preses brīfings 2016. gadā šeit
  • Elīnas Garančas un Karela Marka Šišona preses konference Latvijas Nacionālajā operā šeit
  • Preses brīfings par 2017. gada valsts budžeta projektu šeit
  • Latvijas Nacionālās bibliotēkas Gaismas pils lentes fiziskā griešana, video intervijas 2014. gadā šeit

Ar ko sākt organizēt preses pasākumu?

Lai kaut kas nenoietu greizi organizēšanas procesā un kāda pasākuma detaļa neizslīdētu no prāta, iesaka visu darīt soli pa solim jeb izveidot veicamo darbu un atbildību sarakstu, kas iekļauj arī termiņus, tad visām iesaistītajām pusēm būs skaidri spēles noteikumi un pienākumi. Līdzko ir izveidots šāds saraksts, ir jāuzraksta scenārijs, ar ko jāiepazīstina ne tikai organizatori, bet arī runas personas. Līdz ar scenāriju top tāme par tehniskajām izmaksām, ko iekļauj preses pasākuma organizēšana, t.sk., par telpu nomu, furšetu, pasākuma moderatoru, fotogrāfu u.c.

Pirms sagatavošanās posma darbi:

  • Noteikt preses konferences laiku, vietu un mērķi
  • Pārbaudi, vai datums un laiks nav pretrunā ar citiem svarīgiem pasākumiem vai masu mediju termiņiem
  • Labākās dienas preses pasākumu organizēšanai ir no otrdienas līdz ceturtdienai, laikā no 10:00 – 14:00
  • Uzrunāt iespējamos preses pasākuma dalībniekus (runas personas)
  • Rezervēt preses pasākuma norises telpas
  • Pasūtīt preses konferences furšetu
  • Rezervēt fotogrāfu

Sagatavošanās darbi:

  • Darbu čekliste
  • Scenārijs
  • Ielūgums medijiem (sagatavošana un saskaņošana)
  • Visaptveroša mediju adresātu saraksta izveidošana
  • Ielūguma nosūtīšana medijiem
  • Mediju mapes jeb faktu materiālu sagatavošana
  • Preses relīze un faktu lapa (izplatīšanai uz vietas pasākumā)
  • Pildspalvas vai zīmuļi (rakstāmie)
  • Dalībnieku (runas personu) multimediju prezentācijas
  • Runas tēzes
  • Potenciālie jautājumi/ atbildes
  • Uzraksti busiņam, ja mediju pārstāvji uz pasākuma norises vietu tiek nogādāti ar organizētāja rezervētu auto
  • Mediju reģistrācijas veidlapa

Veidojot preses relīzi

  • Definē ziņojumu un mērķi, kā arī apkopo 3-5 galvenos vēstījumus, lai konferencē nenovirzītos no mērķa (īpaši aktuāli, ja medijiem ir asa interese par vienu vai diviem jautājumiem, bet tavā vēstījumā ir 5)
  • Mini korektu (pat ieteicams vairākkārt) preses konferences datumu, laiku, adresi, tālruņa numuru un citu specifisko informāciju
  • Vairākkārt pārbaudi publicējamo informāciju, ja iespējams, palūdz kolēģim pārbaudīt, vai viss ir pareizi, jo dažkārt nepamanām sīkumus, kas var izrādīties liela kļūda nākotnē
  • Pasākuma vietu ir iepriekš jāapmeklē, lai pārliecinātos, ka pieejamā telpa un platība ir atbilstoša sagaidāmajam žurnālistu daudzumam, cik viegli tā būs pieejama TV komandām, vai ir atsevišķas interviju telpas
  • Vietas izvēlē ir svarīgi ņemt vērā trokšņu līmeni, kā arī jāpārliecinās, vai ir nepieciešamais skaits kontaktligzdu un pagarinātāju
  • Ja tā ir klātienes konference, pārliecinies par autostāvvietām, kā arī koordinātēm, kā norises vietu atrast
  • Ja plānots noturēt fotosesiju pirms preses pasākuma, pārdomā, kur tieši tam vajadzētu notikt, kā arī alternatīvu vietu slapjos laika apstākļos
  • Kādu uzņēmumu un firmas zīmju klātbūtne ir nepieciešama
  • Organizācijas krāsu izmantošana tādām lietām kā prezidija galda pārsegam, reģistrācijas galda pārsegam un puķu izkārtojums var atbalstīt firmas klātbūtni
  • Jāuzmanās no neatbilstoša fona
  • Atceries par virzienu norādēm ārpus preses pasākuma norises telpas
  • Kāda ēdināšana ir nepieciešama (vai tā būs bufete vai ēšana pie galda, vai tikai rīta tēja un kafija)
  • Apmāci preses pasākuma organizatoru komandu
  • Izvēlies pasākuma moderatoru, kuram ir pieredze darbā ar presi

Neļauj sevi iedzīt stūrī

Kā atbildēt uz sarežģītiem jautājumiem?

  • Svarīgi atcerēties, ka nevajadzētu komentēt ārpus savas kompetences robežām. Piemēram - tas ir labs jautājums, taču neietilpst šīs preses konferences apskatāmajā jautājuma lokā. Atbildot, sākotnēji izproti jautājumu – vai arī neatbildi uz to, ja neizproti. Var lūgt jautājumu izskaidrot, precizēt, sniegt piemēru, kas ļautu labāk saprast jautājumu. Varbūt uz jautājumu var atbildēt ar kādu no vēstījumiem, ko esi vēlējies nodot šajā pasākumā mediju pārstāvjiem. Nevajadzētu atbildēt “ķeksīša” pēc. Ja jautājumam ir vairākas daļas, atbildi uz katru atsevišķi. Šādā gadījumā izvēlies, uz kuru daļu atbildēsi vispirms. Tas dos papildus laiku apdomāt atbildes uz pārējām jautājuma daļām. Atkārto vai pārfrāzē jautājumu:

“Es vēlos pārliecināties, ka pareizi sapratu jūsu jautājumu”

“Ja es pareizi sapratu jūsu jautājumu, jūs man vaicājat...”

“Tiem, kuri jautājumu nedzirdēja, es atkārtošu...”

“Ja nemaldos, jūs vēlaties uzzināt vairāk par...?”

  • Atbildes beigās pavaicā jautātājam: “Vai esmu atbildējis uz jūsu jautājumu?”
  • Apzinies savu acu kontaktu, neitralizē negatīvus jautājumus, tos pārfrāzējot. Palabo neprecizitātes un kļūdainus pieņēmumus un secinājumus. Ieturi pauzes, lai izdomātu atbildi līdz galam (ne tikai). Pauze ir labs komunikācijas triks. Svarīgākos aspektus atkārto un uzsver vismaz trīs reizes, lai nosēžas auditorijas prātos. Pārfrāzē jautājumus, piemēram, “un tajā pašā laikā” (nevis jā, bet).
  • Lai izvairītos no negatīviem jeb pārsteiguma jautājumiem, ir būtiski pirms pasākuma sagatavot tā saucamo jautājumu – atbilžu sarakstu, ko mēdz dēvēt arī par Q&A. Šajā sarakstā iekļauj visus potenciālos jautājumus gan par produktiem, gan pakalpojumiem, gan arī papildu informāciju par organizācijas finanšu rādītājiem, par konkrētās nozares aktualitātēm – organizācijas viedokli, gan arī jautājumus par nākotnes plāniem un t.s. slidenajiem jautājumiem. Šī jautājumu-atbilžu sadaļa būs laikietilpīga, bet ļaus daudz kvalitatīvāk sagatavoties iespējamiem žurnālistu jautājumiem. Būtiski, lai ar šo materiālu iepazīstinātu visas runas personas un organizācijas pārstāvjus, kuri būs pasākuma norises vietā. Tad visiem būs vienots viedoklis.

Krīzei savs komunikācijas algoritms

Ja preses konference vai preses brīfings ir kādai krīzes situācijai, tad preses paziņojumiem vienmēr jāpavēsta jaunais sekojošā kārtībā un tas attiecas arī uz preses konferencēm: incidenta raksturs/ veids, norises vieta, upuru un cietušo skaits (ne vārdi), cietušais reģions, ietekme uz vidi, informācija par darbībām, kas saistītas ar klientiem, citāts ar vadības pārstāvja izteiktu nožēlu par incidentu un uzslavu tiem, kas iesaistīti seku likvidēšanā, informācija par turpmāku lietas izmeklēšanu un atgādinājumus par drošības ievērošanu un piesardzību, ja attiecināms.

Neesi kurpnieks bez kurpēm

  • Izstrādā preses komplektu - informācijas mapi, lai mediju pasākuma dalībniekiem sniegtu pamatinformāciju par problēmu vai programmu. Komplektā ietilpst runas personu saraksts, preses relīze (ietver uzņēmuma nostāju šajā jautājumā, preses konferences galvenos elementus un dažus runas personu citātus, pamatinformāciju par problēmu (t.i., statistika, vēsturiskais konteksts, lietu vēsture vai ziņu sižetu atkārtojumi)), dažas fotogrāfijas (paralēli nosūtītas arī elektroniski), runas personu īsas (mazāk par lapu) biogrāfijas, saistīti ziņu stāsti no prestižām publikācijām. Ieteikums komplekta salikšanai - paziņojums presei atrodas mapes labajā pusē, bet pārējā informācija atrodas mapes kreisajā pusē.
  • Būtiski, lai mapē būtu arī kāda balta lapa un rakstāmais (zīmulis vai pildspalva), lai mediju pārstāvji uzreiz var veidot pierakstus.

Darbi īsi pirms preses pasākuma sākuma:

  • Galds mediju mapītēm
  • Prezidija galds, galdauts
  • Galda kartes runātājiem
  • Zema ziedu kompozīcija organizācijas krāsās
  • Parādi vizuālos materiālus kā runātāja galda fonu: diagrammas, plakātus utt.
  • Ekrāns, dators un projektors
  • Ūdens un stikla glāzes runātājiem
  • Krēsli viesiem
  • Garderobe, kur atstāt virsdrēbes un lietussargus lietus gadījumā
  • Galds furšetam (arī galdauts)
  • Obligāti pirms preses pasākuma pārbaudīt, vai pasākuma norises vietas dators atbalsta prezentācijas formu, vai visi burti un zīmējumi vietā, vai strādā linki uz interneta vietnēm (ja tādi ir), vai strādā audiofaili
  • Pārbaudi mikrofonu un apgaismojuma kontaktligzdas
  • Visiem prezentētājiem, neatkarīgi no tā, cik profesionāli viņi ir, nepieciešama zināma ievirze un mēģinājumi. Daži paši raksta savas runas, citi grib, lai viņiem iedotu jau gatavas. Jebkurā gadījumā pārliecinies, ka runa ir pārbaudīta, lai izslēgtu jebkurus komentārus, kuri varētu būt pretrunā ar citiem komentāriem, vai arī izmaini jebkurus punktus materiālā, kurus vēlies paziņot medijiem. Runas personām nevajadzētu “izplūst” savās atbildēs, būt īsiem, fokusējoties uz svarīgāko
  • Nodrošini moderatoram pjedestālu, iespējams, uz tā norādi organizācijas logotipu
  • Moderators – iepazīstina ar tēmu un dalībniekiem, atbild uz jautājumiem vai tos novirza atbilstošam dalībniekam, kā arī pārliecinās, lai katrs runātājs runā ne ilgāk par 3-5 minūtēm
  • Svarīgs ir atbilstošs apģērbs, neverbālā komunikācija, stresa pārvaldība
  • Sagatavo telpu

Preses pasākuma laikā

  • Sasveicinies ar preses pasākuma apmeklētājiem
  • Sāc aptuveni laikā - ne vēlāk kā 5 minūtes pēc paredzētā laika. Labi padomi atrodami šeit

Virtuālās konferences – normālais jaunais

  • Preses pasākumi arvien vairāk kļūst virtuāli
  • Ir iespēja organizēt arī hibrīdu versiju (klātiene + tiem, kas netika, noorganizēta online versija)
  • Svarīgi, ka online versijā arī dalībniekiem ir iespēja mijiedarboties
  • Virtuālā preses konference ietaupa ievērojamu daudzumu resursu (laiku, naudu)
  • Tā ir iespēja biežāk piesaistīt arī reģionālos medijus
  • Tas nodrošina mediju spontānāku iesaisti
  • Ir iespējama arī globālā līdzdalība
  • Dalībnieku skaits ir elastīgs
  • Var izmantot dažādas virtuālās platformas
  • Organizējot virtuālo preses konferenci, jāatceras, ka pasākumā jāizturas tāpat, kā pret tradicionālu klātienes pasākumu

Pēc preses konferences

  • Apkopo dalībnieku kontaktinformāciju
  • Paldies e-pasts tiem, kuri atnāca
  • Preses materiāls neatnākušajiem medijiem
  • Materiāla pubicēšana sava zīmola kanālos (tīmekļa vietne, sociālie mediji utml.)
  • Fotogrāfijas no fotogrāfa
  • Mediju monitorings
  • Atskaite

Tātad, rūpīgi jāapsver, vai organizēt virtuālo vai klātienes mediju pasākumu, sagatavoties, būt gatavam atbildēt arī uz neērtiem jautājumiem, padomāt par katru organizatorisko sīkumu un dibināt mediju attiecības saulainākai nākotnei.

Ja nepieciešams noorganizēt mediju pasākumu, raksti - kristine.tjarve@interact.lv

JDP Integrated Communications piedāvā konsultācijas, stratēģijas, vadību, apmācību. Sazinies – kontakti

Seko tendencēm un aktualitātēm sociālajos tīklos – JDP Integreted Communications - @jdpintegrated un @KristineTjarve

Patiesā cieņā

Jolanta Derkevica-Pilskunga un Kristīne Tjarve

30.07.2020